การเพิ่มทะเบียนรายจ่าย
การสร้างทะเบียนรายจ่ายทีละ 1 รายการ, ทีละหลายรายการ (นำเข้า Excel File) และการนำออกข้อมูล Excel File
Tweesak 'Paw' Kerdplaอ่าน 9 นาที
- เจ้าหนี้
- รายจ่าย
📑 สารบัญ
ภาพรวม
เมนู รายจ่าย ใน The LivingOS PMS เป็นเมนูที่ใช้สำหรับกำหนดรหัสรายจ่ายและสร้างรายการสินค้าที่เกี่ยวข้องกับเมนู ใบขอซื้อ PR, ใบสั่งซื้อ PO, ใบเสร็จด้านจ่าย, จัดการใบตั้งเบิก ซึ่งเป็นเมนูไว้สำหรับสร้างรายการจ่ายค่าใช้จ่ายของนิติฯ โดยผู้ใช้งานสามารถกำหนดรายละเอียดของรหัสสินค้า รายการค่าใช้จ่าย และข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการบันทึกรายการทางการเงินได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ
นอกจากนี้ เมนูรายจ่ายยังรองรับการตั้งค่าการบันทึกบัญชีอัตโนมัติสำหรับรหัสสินค้าที่กำหนด ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชี และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการรายการค่าใช้จ่ายขององค์กร
1. วิธีการสร้างทีละ 1 รายการ
- ไปที่เมนู ตั้งค่าโครงการ > บัญชีการเงิน > รายจ่าย > คลิกปุ่ม “สร้างสินค้าและบริการ”
- กรอกข้อมูล – รายละเอียดทะเบียนรายจ่าย
รหัสรายจ่าย* > กรอกเป็นตัวเลข เพื่อจัดเรียงและง่ายต่อการค้นหาประเภท> กำหนดรายจ่ายว่าเป็นประเภท จ่ายค่าสินค้า หรือ งานรับบริการชื่อ (ภาษาไทย)* > ชื่อรายจ่ายชื่อ (ภาษาอังกฤษ)* > ชื่อรายจ่ายภาษาอังกฤษราคา (บาท)> กำหนดราคาสำหรับรายจ่าย (ถ้าเป็นรายจ่ายที่ไม่ได้จ่ายบ่อยใส่เป็นยอด 0.00)หน่วยนับ> หน่วยนับของประเภทรายจ่าย (สามารถสร้างเพิ่มได้ที่ปุ่ม “ตั้งค่าหน่วยนับ”)หัก ณ ที่จ่าย (%)> กรอกหรือไม่กรอกก็ได้ เพื่อเก็บไว้เป็นข้อมูลสถานะใช้งาน> เพื่อ เปิด-ปิด การใช้งาน
* ช่องข้อมูลที่ต้องกรอก (บังคับ)
- กรอกข้อมูล – การบันทึกบัญชี (จะมีผลกับการบันทึกบัญชีของเมนู “ใบรับสินค้า/ใบรับวางบิล” และ “ใบเสร็จด้านจ่าย” หากไม่ได้ใช้งาน 2 เมนูนี้ ไม่ต้องกรอกก็ได้)
บัญชีซื้อสด (DR)> ตั้งค่ารหัสบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติด้าน เดบิต ของเอกสารการจ่ายที่เป็นประเภทจ่ายสด (หมวด 1 สินทรัพย์ หรือ หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)บัญชีซื้อเชื่อ (DR)> ตั้งค่ารหัสบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติด้าน เดบิต ของเอกสารการจ่ายที่เป็นประเภทเงินเชื่อ (หมวด 1 สินทรัพย์ หรือ หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)บัญชีซื้อค้างจ่าย (CR)> ตั้งค่ารหัสบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติด้าน เครดิต (หมวด 2 หนี้สิน)
- กรอกข้อมูล – การบันทึกบัญชีใบตั้งเบิก (ตั้งค่าใช้จ่าย) (จะมีผลกับการบันทึกบัญชีของเมนู “ใบตั้งเบิก” หากไม่ได้ใช้งานเมนูนี้ ไม่ต้องกรอกก็ได้)
ผังบัญชี Debit> ตั้งค่ารหัสบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติด้าน เดบิต ของเอกสารใบตั้งเบิก (หมวด 1 สินทรัพย์ หรือ หมวด 5 ค่าใช้จ่าย)ผังบัญชี Credit> ตั้งค่ารหัสบัญชีที่ต้องการให้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติด้าน เครดิต (หมวด 2 หนี้สิน) ของเอกสารใบตั้งเบิกย้อนหลัง/ก่อนหน้า> กรณี “งวดของรายการจ่าย” อยู่ก่อนหน้า “วันที่เอกสารใบตั้งเบิก” ระบบจะดึงการตั้งค่าส่วนนี้ไปบันทึกบัญชีปัจจุบัน> กรณี “งวดของรายการจ่าย” อยู่เท่ากับ “วันที่เอกสารใบตั้งเบิก” ระบบจะดึงการตั้งค่าส่วนนี้ไปบันทึกบัญชีถัดไป/ล่วงหน้า> กรณี “งวดของรายการจ่าย” อยู่หลัง “วันที่เอกสารใบตั้งเบิก” ระบบจะดึงการตั้งค่าส่วนนี้ไปบันทึกบัญชี
2. วิธีการสร้างทีละหลายรายการ (Import รายจ่าย)
- ไปที่เมนู ตั้งค่าโครงการ > บัญชีการเงิน > รายจ่าย > คลิกปุ่ม “นำเข้ารายจ่าย”
- คลิกข้อความ “ดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์” เพื่อรับไฟล์ Excel สำหรับกรอกข้อมูล (ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดไปที่มุมขวาบนของเบราว์เซอร์ หรือโฟลเดอร์ Download ในเครื่องคอมพิวเตอร์)
- กรอกข้อมูลตามตัวอย่างไฟล์ (ความหมายของแต่ละหัวข้อ ดูเพิ่มเติมได้ในหัวข้อ “1. วิธีการสร้างทีละ 1 รายการ” ด้านบน)
- คอลัมน์ A
รหัสรายจ่าย> กรอกเฉพาะตัวเลขเท่านั้น - คอลัมน์ B
ประเภท> กรอกรหัสตามชีท Info - คอลัมน์ C
ชื่อ (ภาษาไทย)* > กรอกเป็นข้อความ ห้ามเป็นค่าว่าง - คอลัมน์ D
ชื่อ (ภาษาอังกฤษ)* > กรอกเป็นข้อความ ห้ามเป็นค่าว่าง - คอลัมน์ E
ราคา (บาท)> กรอกเป็นตัวเลขเท่านั้น - คอลัมน์ F
หน่วยนับ* > กรอกรหัสตามชีท Info (หากมีมากกว่านี้ ให้ไปดูที่ “ตั้งค่าหน่วยนับ” ในเมนูรายจ่าย) - คอลัมน์ G
หัก ณ ที่จ่าย (%)> กรอกเป็นตัวเลขเท่านั้น - คอลัมน์ H
สถานะใช้งาน> กรอกรหัสตามชีท Info - คอลัมน์ I ถึง O
ตั้งค่าบันทึกบัญชี> กรอกเป็นรหัสบัญชี ต้องเป็นรหัสบัญชีที่ไม่ใช่บัญชีคุมจากผังบัญชีในระบบเท่านั้น
หัวข้อ ประเภท, หน่วยนับ, สถานะใช้งาน ดูวิธีการกรอกได้ที่ชีท Info
- คอลัมน์ A
* ช่องข้อมูลที่ต้องกรอก (ห้ามเว้นว่าง)
- อัปโหลดไฟล์โดยคลิกข้อความ “เพิ่มไฟล์ใหม่” หรือ ลากไฟล์มาวางในกรอบไอคอน “เมฆ” แล้วคลิกปุ่ม “อัปโหลดไฟล์”
🔎
กรณีเลือกไฟล์ผิด สามารถคลิกไอคอน ถังขยะ เพื่อลบไฟล์และอัปโหลดใหม่ได้
- หลังจากคลิกปุ่ม “อัปโหลดไฟล์” ระบบจะเข้าสู่หน้าจอแสดงผลข้อมูลที่อัปโหลด เพื่อตรวจสอบข้อมูลก่อนกดยืนยัน
- คลิกไอคอน “ลูกตา” เพื่อดูตัวอย่างข้อมูลได้
- คลิกที่กล่องสถานะแต่ละสี เพื่อกรองสถานะได้
- สถานะ
รอบันทึก> เป็นรายการที่สามารถนำเข้าระบบได้ - สถานะ
ค่าไม่ถูกต้องและบันทึกไม่สำเร็จ> เป็นรายการที่กรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือ ไม่ครบถ้วน โดยคลิกปุ่ม “รายการที่ไม่สามารถนำเข้า” เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ดูรายการที่พบปัญหาได้ - สถานะ
บันทึกสำเร็จ> คือรายการที่ถูกสร้างสำเร็จ - ปุ่ม
อัปโหลดใหม่> เพื่ออัปโหลดไฟล์ใหม่และอัปเดตข้อมูลใหม่ - ปุ่ม
นำเข้าทั้งหมด> กดเพื่อยืนยันสร้างรายการ
- หลังจากตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม “นำเข้าทั้งหมด” เพื่อสร้างทะเบียนรายจ่าย
🔎
กรณีมีรายการที่สร้างไม่สำเร็จเนื่องจากระบบค้าง ระบบจะกลับมาหน้าจอเดิม และรายการนั้นจะไปอยู่ที่สถานะ “บันทึกไม่สำเร็จ” ให้ทำการตรวจสอบและกดปุ่ม “นำเข้าทั้งหมด” ใหม่อีกครั้ง
3. วิธีการนำออกข้อมูล - Excel File
- ไปที่เมนู ตั้งค่าโครงการ > บัญชีการเงิน > รายจ่าย > คลิกปุ่ม “ส่งออกรายจ่าย” (ไฟล์จะถูกดาวน์โหลดไปที่มุมขวาบนของเบราว์เซอร์ หรือโฟลเดอร์ Download ในเครื่องคอมพิวเตอร์)
